Dans le monde trépidant de la communication professionnelle, la gestion efficace des courriels est plus qu’une compétence – c’est une nécessité.
Outlook, un outil incontournable pour de nombreux professionnels, offre une flexibilité remarquable pour gérer et organiser les courriels. Mais, savais-tu que tu peux aller au-delà de la simple lecture et réponse ? La modification de l’objet et du corps des courriels dans Outlook est une fonctionnalité puissante, souvent sous-utilisée, qui peut transformer ta façon de communiquer et de t’organiser.
Nous allons explorer comment la modification de l’objet et du corps des courriels peut non seulement améliorer ta productivité, mais aussi te permettre de garder une trace claire et précise de tes échanges. Que ce soit pour clarifier un sujet, corriger des informations, ou simplement pour mieux organiser ta boîte de réception, ces astuces Outlook sont des atouts précieux.
Alors, voyons comment la modification des courriels peuvent révolutionner la gestion des communications électroniques.
Voir aussi :
Pour faire un suivi efficace, changer l’objet du courriel peut être bien pertinent.
Premièrement, souvent, l’objet est très mal informé. Ainsi, avant de répondre ou de classer ce courriel, veuillez lui donner un titre qu’il sera facile de rechercher.
Deuxièmement, un courriel ne devrait contenir qu’un seul sujet, mais généralement, on ne prend pas en compte ce fait.
De plus, certains vont répondre à un courriel en changeant de sujet, mais ils ne changeront pas l’objet.
Donc c’est à vous de jouer… Renommez l’objet avant de répondre au courriel, ainsi le suivi en sera facilité.
EXEMPLE D'UN COURRIEL DONT L'OBJET EST MAL IDENTIFIÉ
Modifier l'objet mal identifié
1) Cliquez dans l’objet du courriel ;
2) Inscrire un objet qui traite du sujet du courriel ;
Si c’est un message auquel vous devez répondre, je vous suggère de le modifier, avant d’y répondre.
AVANT la modification de l'objet
APRÈS la modification de l'objet
EXEMPLES D'OBJETS BIEN IDENTIFIÉS
- POUR APPROBATION: Projet XXX SOUMIS
- RELANCER LE CLIENT Untel d’ici le 2022-XX-XX
- POUR SIGNER : Projet XXX de M. Untel TERMINÉ
- POUR INFO : Rapport du 2022-XX-XX
- URGENT / POUR APPROBATION: Projet XXX SOUMIS
- No. PROJET / CLIENT / 2022-01-01 au 2022-01-31 / SOUMIS
- Etc.
Comment Modifier le message reçu, dans Outlook, sans répondre à ce courriel
Inscrire une note, dans le corps du message et qui vous servira ultérieurement
Lorsqu’un suivi est terminé, on voudrait tous que le dernier courriel reçu ou envoyé ait un résumé de ce suivi ou simplement l’inscrire dans vos mots, et ce, juste pour vous.
Ou bien, que la pertinence du message se trouve tout à la fin du courriel et vous désirez le mettre dans le haut du message.
Eh bien, vous pouvez le faire, mais il faut faire attention, car il vous faudra inscrire, dans la modification, que c’est un ajout modifié, pour qu’il n’y ait pas de malentendus.
L’idéal, par exemple, est d’inscrire ses initiales, la date de modification et souligné en jaune :
- AL 2022-03-20 Projet terminé en date du 2022-XX-XX.
- Le client a reçu tous les rapports le 2022-XX-XX
- AL 2022-03-20 Suite à la conversation du 2022-XX-XX avec M. Untel
- En attente du bon de commande du client pour le projet XXX
- AL 2022-03-20 Info remontée
Message original
1) Onglet Message
2) Section Déplacer
3) « Modifier le message »
RÉSULTAT DE LA MODIFICATION DU message
Pour les références utilisées dans cet article
Annabelle Levasseur
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