De nos jours, grâce à la technologie, tout un chacun, nous sommes capables d’accéder à l’information voulue.
Certaines entreprises semblent, néanmoins, ne pas savoir quoi faire de leurs informations et ne peuvent pas exploiter le potentiel de leurs informations intelligemment. D’où l’importance de gérer l’information convenablement.
D’ailleurs, celle-ci a pour objectif de collecter, intégrer, entreposer, organiser et maintenir à jour les données d’une entreprise.
En conséquence, les employés d’une entreprise passent plus de temps à chercher l’information voulue qu’à faire leur travail, proprement dit.
Pour ce faire, les entreprises doivent libérer leur information et créer un système bien rodé pour en faire la gestion.
Excepté que la plupart des entreprises, bien qu’elles aient les meilleures intentions du monde, n’ont tout simplement aucune idée de la manière de s’y prendre pour partager leurs informations. Qui, pourtant, est essentielle pour améliorer la prise de décision opérationnelle, qui s’appuiera sur des informations pertinentes.
Pour pouvoir rassembler toute cette information :
Système de gestion de l'information
On doit mettre en place un système de gestion de l’information à l’échelle de l’entreprise, tel que :
· GID : Gestion intégrée des documents
· SGID: Système de gestion intégrée des documents
· GED : Gestion électronique des documents
· ECM : Enterprise Content Management
· GEC : Gestion électronique de contenu
· SIGB : Systèmes intégrés de gestion de bibliothèque
Dans l’idéal, on recommande un responsable de la gestion de l’information pour chaque domaine d’activités de l’entreprise.
Contrôle de l'information
On doit être en mesure de savoir où se trouve votre information.
Il est probable que cette information soit la plus souvent archivée dans un lieu sécurisé et difficile d’accès.
Dans ce but, vous deviez penser à numériser vos documents. Ainsi, cela vous fera gagner temps et argent, en plus d’aider vos employés à devenir plus productifs, dû au fait de la facilité d’interroger l’information numérique.
Éliminer l'entreposage inutiles
La technologie progresse à une vitesse, tel que l’on ne réalise pas toutes les possibilités qu’elles entraînent.
De ce fait, l’entreposage des documents physiques et numériques entraînent des surplus de coûts à l’entreprise.
En effet, une fois que les documents physiques sont numérisés, on a tendance à vouloir aussi garder la trace matérielle de nos documents.
Ce qui fait que nous nous retrouvons avec des doublons, en plus de faire en sorte d’être plus onéreuse.
En conséquence, on doit s’assurer que les documents numérisés soient juridiquement acceptés (Équivalence fonctionnelle) et par le fait même, on pourra alors éliminer la version physique des documents.
Gestion de contenu ou de données
Au contraire des données structurées, qui sont très précises et enregistrées dans un format prédéfini, toutes les informations d’une entreprise ne peuvent pas convenir pour associer et analyser toutes les informations, de différents types, qui ne sont pas structurées.
Par exemple : documents Word, courriels, fichiers audio, livres, rapports, offres de services, PowerPoint, publication dans les médias sociaux, images, etc.
Autrement dit, il est primordial, pour une entreprise, d’utiliser un Système de Gestion de Base de Données (SGBD), pour que tous puissent s’y trouver.
Cependant, il serait avisé de faire appel à un spécialiste, pour vous aider à incorporer un SGBD, ainsi, vous pourrez découvrir le tiers des informations qui était caché à votre insu.
ANALYSE DES MÉTADONNÉES DE L'ENTREPRISE
Maintenant que les informations sont accessibles, vous serez porté à vous demander pourquoi vous ne l’avez pas entrepris cette démarche plus tôt !
Vous verrez que la gestion de vos informations vous apportera, de façon précise et compréhensible, des réponses essentielles aux opérations de votre entreprise. Ainsi, une fois les métadonnées récoltées, l’accessibilité et la compréhensibilité de vos informations seront beaucoup plus conformes et simples à utiliser ou même à partager.
Dans cette perspective, vous pourrez permettre de répondre aux 6 questions indispensables.
Répondre aux 6 questions indispensables sur l'analyse des métadonnées de l'entreprise
QUI ?
· Création
· Appartenance
· Gestion
QUOI ?
· Définition
· Règles & normes
· Sécurité
· Intitulés
OÙ ?
· Provenance
· Entreposage
· Juridique
QUAND ?
· Création
· Actualisé
· Archives
· Destruction
COMMENT ?
· Structuration
· Nombre de bases de données présentes
· Utilité
· Partage
POURQUOI ?
· Entreposage
· Usage
· Finalité
· Utilisation
Pour conclure, l’objectif de faire appel à un Système de gestion de bases de données (SGBD) est de pouvoir créer un ensemble de références, facile à comprendre, sur toutes les informations de votre entreprise, pour vous aider à la prise de décision.
Pour les références utilisées dans cet article
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