Il convient de protéger l’information de façon sécuritaire et de garantir que celle-ci soit utilisée dans un contexte qui lui a été défini.
Autrement dit, il y a quatre critères essentiels pour assurer la sécurité de l’information : la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité.
Confidentialité
La confidentialité est une information spécifique, qui a pour but de n’être accessible qu’à un nombre restreint, qui plus est, qu’à ceux qui y sont autorisés.
Par ailleurs, plus l’information est sensible, et que la liste des personnes qui y ont accès se rétrécit, plus le besoin de confiance grandit, c’est ce que l’on peut appeler une information confidentielle.
Par exemple, votre dossier médical est de nature confidentielle, puisque seul le corps médical peut y avoir accès. Même les autorités ne peuvent le consulter, sans un mandat, et il faut que ceux-ci aient de bons arguments pour espérer le voir.
Ainsi, lorsque vous détenez de l’information confidentielle, vous ne pouvez la partager que si vous avez l’aval du propriétaire ou du gestionnaire.
Vous ne pouvez en aucun cas retransmettre cette information, autres qu’aux personnes autorisées à la détenir, car celle-ci doit demeurer maîtrisée.
Intégrité
L’information qui assure une intégrité ne peut en être altérée, sinon elle ne sera plus fiable.
C’est-à-dire, qu’elle doit pouvoir démontrer, tout au long de son cycle de vie, qu’elle n’a pas, d’une quelconque façon, été altérée et que son support peut en assurer sa pérennité et sa stabilité.
Ainsi, sans un procédé défini et avec l’accord du propriétaire d’une information, vous ne pouvez pas modifier celle-ci comme vous l’entendez.
Autrement dit, il sera nécessaire, s’il y a modification, d’assurer un suivi exact du procédé de modification et avoir confiance à celui-ci.
Par exemple, si l’information a été altérée, elle ne pourra plus avoir de valeur juridique et ne pourra plus servir de preuve devant les tribunaux.
Disponibilité
La disponibilité est propre à une information qui doit être accessible, utilisable et libre pour son destinataire, qui est autorisé à l’avoir en sa possession, selon la confidentialité du document.
Ainsi, plus l’information est essentielle et confidentielle, plus les conditions à son accès seront contrôlées.
Par exemple, vous pourrez avoir accès à l’information dans un endroit sécurisé, pendant les heures de bureau ou tout simplement dans un laps de temps défini, tel qu’un emprunt d’un document à la bibliothèque.
Traçabilité
Si nous voulons avoir l’assurance que l’information est confidentielle, intègre et disponible, nous devons nous assurer de la traçabilité de l’information :
- Où se trouve le document ?
- Qui en a la garde ?
- Dans quel état se trouve-t-il ?
- Quel processus de mouvement a-t-il subi ?
- Est-il arrivé à bonne destination sans en avoir été altéré ?
Cela étant dit, il doit y avoir les traces de l’état de mouvement de cette information.
Souvent, c’est la loi qui définit les règles. On doit pouvoir présenter l’historique des traitements exécuté sur un document durant tout son cycle de vie.
La traçabilité permet une meilleure productivité. En effet, elle nous permet de voir l’intégralité de l’information, ce qui permet d’agir en pleine conscience et ainsi d’être plus efficace dans sa prise de décision.
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