🗂️💻📧🛠️ Il y a tellement de choses à gérer dans notre vie numérique ! Les fichiers, les emails, les applications, les outils numériques, les listes de tâches, etc. peuvent rapidement s’accumuler et devenir un obstacle à ma productivité. 💥
C’est pourquoi il est crucial de faire régulièrement le ménage dans son espace de travail numérique pour rester organisé, efficace et moins stressé. 🧘♂️✨
Pourquoi désencombrer mon espace de travail numérique est-il si important
Il est facile de perdre du temps à chercher des fichiers ou des emails importants dans un espace de travail numérique encombré.
Lorsque j’ai des tonnes de fichiers et des dizaines de dossiers, il peut être difficile de trouver ce que je cherche. Et, lorsque ma boîte de réception est pleine de messages non lus, cela peut être très stressant.
Donc, en désencombrant mon espace de travail numérique, je peux améliorer ma productivité, réduire le stress et gagner du temps.
Astuces pour désencombrer mon espace de travail numérique
1. Supprimer les fichiers inutiles
Le premier pas pour désencombrer mon espace de travail numérique est de supprimer les dossiers et fichiers inutiles.
Ainsi, je peux utiliser ou non des outils pour m’aider à faire le ménage des doublons ou de ceux qui ne sont plus nécessaires, pour économiser de l’espace de stockage.
Mon truc :
Je crée 2 dossiers sur mon bureau virtuel, que je nomme « SUPPRIMER » & « TEMPORAIRE ».
« SUPPRIMER » : j’y télécharge tous les fichiers qui vont me servir qu’une seule fois. Ainsi, je peux m’en débarrasser, sans trop me poser de questions.
« TEMPORAIRE » : J’y télécharge les fichiers dont je ne sais pas encore où je vais les archiver. Je peux y faire des dossiers, pour m’y retrouver, et souvent, cela fait en sorte que je peux l’archiver au bon endroit.
2. Organiser les fichiers
Je crée des dossiers et des sous-dossiers pour organiser mes fichiers. Je les nomme de manière claire et concise pour faciliter la recherche.
Si je travaille sur plusieurs projets, je crée un dossier pour chaque projet et j’organise mes fichiers en conséquence.
Cela m’aide à trouver facilement ce dont j’ai réellement besoin.
Mon truc :
Pour commencer, j’ai 3 sphères de vie bien distincte : personnelle, professionnelle (emploi) & professionnelle (LEVA Productivité).
Pour ce qui est de ma sphère de vie personnelle et de celle de LEVA Productivité, sur mon dossier OneDrive — nuage de Microsoft —, j’ai créé des dossiers, en lettres majuscules, qui reflètent leurs contenus :
– DOCUMENTS LEVA
– DOCUMENTS PERSO
– IMAGES LEVA
– IMAGES PERSO
– MUSIQUE LEVA
– MUSIQUE PERSO
– ORDINATEUR & LOGICIELS LEVA
– ORDINATEUR & LOGICIELS PERSO
– VIDÉOS LEVA
– VIDÉOS PERSO
Pour ce qui est de ma sphère professionnelle, qui concerne mon emploi, j’ai déjà un dossier OneDrive, fourni par mon employeur.
3. Nettoyer ma boîte de réception
Une boîte de réception encombrée peut être très stressante, surtout si j’ai des centaines de messages non lus.
Je prends le temps de supprimer les emails dont je n’ai plus besoin et j’archive les plus importants, et ce, dans les bons dossiers. J’utilise des règles pour trier les emails entrants pour une organisation plus facile.
Mes trucs :
Bien que ma méthode soit encore à peaufiner, voici un aperçu de comment je fonctionne, en allant voir OUTLOOK : GESTION DES COURRIELS & DOSSIERS DANS OUTLOOK
4. Utiliser des outils pour automatiser le processus (9 outils productifs)
Il existe de nombreux outils digitaux disponibles pour m’aider à désencombrer mon espace de travail numérique.
Par exemple, je peux utiliser des applications de nettoyage de disque pour supprimer les fichiers inutiles, ou des outils de gestion de courrier électronique pour trier automatiquement les emails en fonction de leur importance.
Je n’ai pas encore élaboré de solutions d’automatisation complexes, par contre, il existe de nombreux outils disponibles pour vous aider à désencombrer votre espace de travail numérique.
Voici quelques exemples avec aucun lien d’affiliation :
CCleaner
🧹 Ccleaner est un outil de nettoyage de PC très populaire. Il permet de supprimer les fichiers indésirables, de vider la corbeille, de nettoyer les fichiers temporaires et de libérer de l’espace disque.
Il peut également être utilisé pour désinstaller des programmes et pour désactiver les programmes qui s’exécutent au démarrage de l’ordinateur, ce qui permet de gagner du temps et d’optimiser les performances de l’ordinateur.
C’est un outil très utile pour maintenir votre PC en bon état de fonctionnement et pour améliorer votre expérience utilisateur.
ClickUp
👀 Voici une application qui fait tout ! ClickUp est votre solution tout-en-un pour gérer vos tâches 📅, vos projets 📈, vos documents 📎 et bien plus encore. Avec ClickUp, vous pouvez prendre des notes en texte 📝, audio 🎤, vidéo 🎥, images 📷, courriels 📧 et bien plus encore.
C’est l’outil idéal pour les équipes qui cherchent à rester organisées et productives. 🚀
Google Photos
📷 Google Photos est l’application idéale pour stocker et organiser vos photos et vidéos.
Avec Google Photos, vous pouvez sauvegarder automatiquement vos photos et vidéos sur le cloud, les organiser en albums et les partager avec vos amis et votre famille.
L’application dispose également de fonctions de recherche intelligentes qui vous permettent de trouver facilement des photos en fonction de personnes, d’objets ou de lieux.
Avec Google Photos, vous pouvez également créer des albums photo, des montages et des animations à partir de vos photos.
C’est l’outil parfait pour les amoureux de la photo qui cherchent à organiser et à partager leurs souvenirs en toute simplicité. 🚀
IFTTT
🤖 IFTTT est une application qui vous permet de connecter différents services et appareils pour automatiser vos tâches quotidiennes.
Avec IFTTT, vous pouvez créer des applets pour connecter des services tels que les réseaux sociaux, les applications de domotique et les services de stockage en nuage.
Vous pouvez également créer des applets personnalisées pour automatiser des tâches telles que l’enregistrement de vos contacts sur un tableur, la réception de notifications pour les événements de votre calendrier, et bien plus encore.
Avec IFTTT, vous pouvez simplifier votre vie en ligne et gagner du temps en automatisant vos tâches. 🚀
📚 Pocket est l’application idéale pour sauvegarder et organiser vos articles, vidéos et pages Web préférés.
Avec Pocket, vous pouvez enregistrer des contenus depuis n’importe quel appareil et les lire plus tard hors ligne.
L’application dispose également de fonctions de recherche intelligente qui vous aident à trouver facilement des articles en fonction de vos centres d’intérêt.
Avec Pocket, vous pouvez enregistrer et organiser vos contenus préférés en un seul endroit, vous permettant ainsi d’accéder facilement à vos lectures préférées en tout temps et en tout lieu. 🚀
Sticky Password
🔐 Sticky Password est une application de gestion de mots de passe qui vous permet de stocker en toute sécurité tous vos identifiants et mots de passe.
Avec Sticky Password, vous n’aurez plus à vous soucier de mémoriser tous vos mots de passe – il les stockera tous pour vous.
L’application est facile à utiliser et peut être synchronisée sur tous vos appareils, vous permettant ainsi d’accéder à vos informations de connexion en tout temps et en tout lieu.
Sticky Password est l’outil parfait pour ceux qui cherchent à simplifier leur vie en ligne et à rester en sécurité sur le web. 🔒
Trello
📌 Trello est l’outil idéal pour gérer vos tâches 📅 et vos projets 📈.
Il vous permet de suivre l’avancement de vos projets et de collaborer avec votre équipe en temps réel.
Avec Trello, vous pouvez créer des tableaux pour organiser vos tâches, ajouter des listes et des cartes pour suivre votre progression, et collaborer avec votre équipe en ajoutant des commentaires et en affectant des tâches à des membres spécifiques. 🚀
Unroll.me
🎉 Unroll.me est un outil qui vous aide à gérer vos e-mails, en vous permettant de vous désabonner facilement des newsletters dont vous ne voulez plus recevoir. 📧
Avec Unroll.me, vous pouvez nettoyer votre boîte de réception en quelques clics seulement ! 🧹
👉 Et ce n’est pas tout : Unroll.me peut également vous aider à regrouper les e-mails que vous souhaitez conserver dans un seul e-mail quotidien. 📨
Avec des émoticônes, voici en d’autres mots ce que fait Unroll.me :
📩 Nettoyez votre boîte de réception en vous désabonnant facilement des newsletters dont vous ne voulez plus grâce à Unroll.me. 🧹
📨 Et si vous voulez regrouper vos e-mails préférés, Unroll.me peut les mettre dans un seul e-mail quotidien pour vous aider à gérer votre temps efficacement ! 🚀
Zapier
🤖 Zapier est un outil en ligne qui permet de connecter différentes applications entre elles.
Avec Zapier, il est facile de créer des workflows automatisés et de transférer des données d’une application à l’autre.
Cela permet de gagner du temps et d’optimiser son travail en évitant les tâches répétitives et fastidieuses.
Avec Zapier, vous pouvez connecter des applications telles que Gmail, Slack, Trello, Salesforce et bien plus encore ! 🚀
En utilisant ces outils, vous pouvez automatiser certaines tâches et gagner du temps, ce qui vous permettra de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
5. J'utilise des outils de stockage en ligne
Plutôt que de sauvegarder tous mes fichiers sur mon ordinateur, j’utilise des outils de stockage en ligne tels que OneDrive, Google Drive ou Dropbox pour conserver mes fichiers importants.
De cette façon, je peux y accéder à partir de n’importe quel appareil et je n’ai pas à me soucier de mon espace de stockage.
Mon espace de sauvegarde en ligne :
Comme mentionné dans le point 2, j’utilise OneDrive de Microsoft.
Puisque je possède un Windows, je me suis abonné à Microsoft 365 — anciennement appelé Microsoft Office —.
L’avantage, c’est que ce logiciel peut être partagé avec 5 autres utilisateurs. D’ailleurs, je le partage avec 4 autres personnes, cependant j’ai gardé le dernier, sous un différent compte Microsoft, ce qui fait j’ai 2 x 1 To de stockage en ligne.
Vous aussi, vous pourriez user des autres comptes pour pouvoir stocker plus de données, si vous décidez de vous abonner à Microsoft 365.
Mon truc : j’utilise le 2e compte pour y sauvegarder mes nombreuses photos 😊.
6. Je désactive les notifications inutiles
Mon truc :
Gardez seulement les notifications qui sont importantes dans l’exécution de vos tâches.
Donc, si vous vous posez la question, souvent, c’est une notification que vous n’avez pas besoin.
7. Je limite le nombre d'applications
Trop d’applications peuvent rendre mon espace de travail numérique encombré et difficile à naviguer.
J’ai donc décidé de limiter ce nombre et je garde seulement ceux dont j’ai besoin et qui sont utiles au bon fonctionnement de mon travail.
Ainsi, je peux garder mon espace organisé et facile à gérer.
C’est certain qu’il y a des applications qui sont essentielles, en revanche, si vous regardez dans votre ordinateur, vous vous apercevrez que vous pourriez en supprimer quelques-uns.
Mon truc :
Lorsque je télécharge une application, je mets le fichier exécutable dans le dossier « EXÉCUTABLES (Logiciels) », du dossier racine « ORDINATEUR & LOGICIELS ».
Donc, si je n’utilise plus un logiciel quelconque, je le supprime. L’avantage de cette méthode, c’est que je peux toujours le retélécharger, lorsque j’en aurai le besoin.
8. Je nettoie mon navigateur web
À vrai dire, je ne réussis pas toujours cette habitude…
J’ai toujours tout de sortes d’onglets ouverts et même, que je peux aussi avoir plusieurs navigateurs différents ouverts… Ne faites pas comme moi, puisque ce n’est absolument pas productif quand j’agis de la sorte !
Pour ce qui est des données de navigation, vous n’avez pas besoin de faire le grand ménage du navigateur chaque fois. Cependant, le fait de vider le cache peut grandement améliorer la vitesse de chargement des pages Internet. Ainsi, je ne supprime que les images et les fichiers en cache.
Alors, c’est à vous de choisir ce que vous voulez garder ou jeter.
Rester organisé, efficace et moins stressé
En suivant ces astuces, je peux désencombrer mon espace de travail et améliorer ma productivité. Je prends le temps de le faire régulièrement pour rester organisé, efficace et moins stressé.
En définitive, en désencombrant votre espace de travail, vous pouvez améliorer votre rendement, réduire le stress et gagner du temps.
En suivant les astuces mentionnées ci-dessus, vous avez la possibilité de commencer à organiser votre espace de travail numérique dès maintenant.
L’essentiel est de créer une habitude qui vous est propre et la maintenir en place, pour une organisation efficace.
Alors, prenez le temps de prendre de bonnes habitudes et devenez productif à votre tour !
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Qui suis-je ?
Je suis une passionnée de lecture et de formation continue ! J’ai développé des stratégies efficaces pour être productive, autant dans ma vie professionnelle que personnelle.
Je suis également technicienne en gestion documentaire. Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre vie professionnelle, je suis là pour vous aider !
Alors, prêt à vous lancer dans l’aventure de la productivité ?
